En estos tiempos de crisis económica y de falta de efectivo en las tesorerías de las empresas, los proveedores de bienes y servicios deben evitar las técnicas de cash management que implementan sus clientes para alargar los plazos de pago de las facturas. De entrada, cuando hacen operaciones comerciales con un nuevo comprador, los proveedores han de vigilar que en las condiciones de pago que figuran en el contrato no haya alguna estipulación que permita al cliente retrasar los pagos. Muchas veces las cláusulas que facilitan el alargamiento de los plazos de pago reales no son detectadas por el proveedor al firmar el contrato. Las estipulaciones contractuales que permiten al cliente alargar el plazo de pago real de las facturas son las que a continuación se van a señalar: en primer lugar, en las condiciones de pago se fija un día de pago al mes puesto que imponer un día de pago al mes supone alargar en promedio quince días en el pago de las facturas. En segundo lugar, está la estipulación de iniciar cómputo del plazo de pago a fin de mes; por ejemplo, el cliente tiene como condición pagar las facturas a 90 días fin de mes, con esto alarga en promedio quince días el pago de sus facturas. En tercer lugar, hay clientes que combinan estas dos primeras técnicas de alargamiento, por ejemplo, pagar a 90 días fin de mes con una fecha fija de pago el día 25, con lo que alargan el período de pago en 30 días.
El cliente que establece días de pago fijos a los proveedores consigue un efecto alargamiento automático. Vamos a ver cuántos días de alargamiento consigue el cliente en función de los días de pago que tiene establecidos cada mes. El cliente que tiene un solo día de pago al mes en promedio alarga el período de pago de sus facturas en quince días. El comprador que tiene dos días de pago al mes logra alargar el plazo en ocho días. El que tiene tres días de pago al mes consigue un alargamiento medio de cinco días. Y el cliente que paga sus facturas un día a la semana alarga los plazos de pago en tres días.
Asimismo, existen otras técnicas de alargamiento que utilizan los deudores. Por ejemplo, imponer fechas límite para la admisión de las facturas; la primera es admitir la recepción de facturas solo hasta el día diez de cada mes y si una factura llega más tarde no se contabilizará hasta el mes siguiente y además el inicio del cómputo del plazo de pago se hace al final de mes. La segunda, es imponer como fecha fija de pago el día 30 de forma que los vencimientos de febrero pasan automáticamente a 30 de marzo. La tercera, es iniciar el cómputo a partir de la validación y contabilización de la factura o en su defecto llegada a las oficinas. La cuarta, devolver al proveedor las facturas que tengan el más mínimo error. La quinta, devolver facturas emitidas en papel reciclado. La sexta, reclamar todos los litigios bloqueando el pago de las facturas. La séptima, solicitar una serie de requisitos complejos en las facturas; por ejemplo, el número de pedido, el número de identificación del sello de validación puesto por el comprador en el albarán de entrega. La octava, no pagar si no se ha validado la calidad y cantidad mercancía con una clave que debe aparecer en factura. La novena, establecer sistemas burocráticos para retrasar el pago, varias firmas autorizantes. La décima, las oficinas donde se toman decisiones de pago situadas en el extranjero y de difícil comunicación para los proveedores. La undécima, los horarios de atención al proveedor son muy restringidos. La decimotercera, pagar siempre con cheques para ganar mucho float. Y la decimocuarta, enviar pagarés con vencimientos más dilatados que el vencimiento de pago contractual.
Otros puntos importantes para conseguir cobrar antes las facturas se encuentran en la tramitación de los pedidos. Esta debe hacerse en las 24 horas siguientes a su llegada y el sistema debe dar prioridad a los pedidos importantes que deben ser procesados inmediatamente. Asimismo, la aceptación de los pedidos debe ser dinámica y el credit manager debe tener procedimientos automáticos de control de créditos que permitan la inmediata aprobación o denegación de una operación. En ningún caso deben existir retrasos motivados por controles de crédito poco ágiles. En la entrega al comprador de los productos comprados hay que procurar realizar lo antes posible el procesamiento del pedido para que el plazo hasta la entrega física del pedido dure pocos días. Un procedimiento de entrega rápido, sin incidencias ni retrasos facilita el cobro. Por el contrario, cualquier retraso o falta de calidad en las entregas provoca problemas de cobro. La entrega y su fecha exacta deben quedar perfectamente documentadas por medio del albarán que ha de ser sellado y validado por el comprador. Los errores de cantidad o calidad de las mercancías, la falta de eficiencia en el empaquetado y las roturas son causas de devoluciones de género y problemas de cobro. Los envíos deben ser impecables para evitar problemas de cobro por culpa de fallos en el almacén. la mercancía debe estar lista para el envío lo antes posible, dando prioridad a los pedidos de más valor. El albarán es un documento de una importancia vital en las transacciones comerciales ya que demuestra la existencia de una compraventa acreditando la entrega de la mercancía. Su cumplimentación debe ser lo más perfecta posible ya que en caso de errores el cliente puede rechazar el pedido. asimismo, en el momento de redactar la factura se cometerán los mismos errores que figuran en el albarán.
Una vez preparados para el envío los pedidos deben ser entregados al transportista enseguida, evitando demoras de mercancías preparadas en el almacén por deficiencias en el reparto o problemas con las rutas de entrega. La forma de enviar la mercancía y el tiempo que tarda en llegar al cliente son muy importantes para el proceso de cobro. El plazo de pago vendrá dado por la fecha de entrega del producto, puesto que en caso de post-facturación el albarán es imprescindible para la confección de la factura, y en pre-facturación el cliente se negará a aceptar un vencimiento si la fecha de recepción de las mercancías es muy posterior a la fecha de la factura. El sistema de transporte debe ser lo más racional posible y habiendo estudiado a fondo las rutas de entrega para aumentar la rapidez. El transportista debe garantizar la entrega de los envíos a los clientes en los plazos mínimos y evitar que por problemas de rutas existan pedidos que tarden varios días en llegar a su punto de destino. La calidad del servicio debe ser óptima para evitar errores en los repartos, lo que ocasiona problemas de cobro con los clientes. El envío debe llegar al domicilio escogido por el cliente para la recepción de mercancías y en el horario solicitado, por lo que deben evitarse errores en la dirección de entrega y respetar los horarios del comprador. Una vez que el envío ha llegado a su destinatario es fundamental que el albarán sea correctamente validado por el receptor de la mercancía. El albarán es muchas veces el único documento que acredita la existencia de una transacción comercial, por lo que debe ser firmado y sellado por el responsable de recepción de mercancías del cliente.
La factura es un documento emitido por el acreedor que expresa la obligación del pago de una operación de compraventa o de una prestación de servicios. No obstante, la factura es un documento –aunque fundamental en las transacciones– que por sí solo no demuestra la existencia de un crédito –no tiene valor probatorio– por lo tanto, si no existe un albarán que documente la entrega o prestación el deudor siempre se podrá oponer al pago alegando no haber recibido las mercancías o no estar de acuerdo con los importes de la factura. La única solución si no existe albarán es conseguir que el comprador firme la copia de la factura bajo una coletilla que indique conformidad con la cantidad, precio y condiciones de pago. En caso de que el destinatario de la factura la firme y también el emisor, hay que tener en cuenta que se convierte en un buen medio probatorio, ya que la factura es un documento privado al cual la ley y la jurisprudencia han otorgado consideración especial al estimar que en aplicación del art 1125 del Código Civil español si es aceptada y reconocida por su destinatario, adquiere casi igual fuerza y valor probatorio que el de una escritura pública
La factura ha de estar bien confeccionada evitando errores que puedan perjudicar el cobro – o que sirvan de excusa al deudor para no abonarla– y ha de ser enviada lo antes posible al cliente para no retrasar el cobro. La factura es un documento de suma importancia y debe ser emitida con la mayor precisión, claridad y exactitud. Cualquier error en la confección de la factura supone un problema de cobro ya que es un documento que si compromete legalmente al emisor. La factura debe incluir todos los datos que obliga la legislación y asimismo los específicos que solicita el cliente. La factura tiene efectos tributarios al tener un IVA devengado. No hay que olvidar que las ineficiencias en el servicio de facturación son uno de los factores que provocan mayores retrasos en el proceso de cobro. La buena calidad de la facturación es clave para evitar problemas de cobro. En muchas empresas los retrasos a la hora de emitir las facturas son problemas internos de eficiencia; incluso hay empresas que sólo facturan una vez a la semana, o todavía peor, una vez al mes, o con lo que alargan necesariamente el ciclo de cobros.
Un punto muy importante es determinar el vencimiento de la factura, generalmente el plazo de cobro se suele calcular a partir de la fecha de la factura o a veces la fecha de inicio de cómputo puede ser la de entrega de mercancías o incluso la de su embarque. A veces también puede ser la fecha de recepción y validación de mercancías por el cliente o la fecha de recepción de la factura, aunque en estos casos las condiciones son menos favorables para el proveedor ya que escapan a su control y por lo tanto benefician claramente al comprador.
Las empresas deben tener en cuenta que existen muchos aspectos que determinan el vencimiento de las facturas, entre ellos están los siguientes:
- El plazo de crédito otorgado al cliente.
- La fecha de cómputo del crédito
- Las agrupaciones de facturación.
- Los días fijos de pago que tiene el cliente.
Todos estos factores influyen en la fecha de vencimiento de la factura, por lo que el proveedor debe revisar cada uno de ellos e intentar conseguir las condiciones más favorables. Asimismo, en el momento de acordar las condiciones de pago es necesario determinar con claridad la fijación del plazo de pago concedido al cliente. El plazo de pago debe quedar bien claro en la factura evitando expresiones confusas, ambiguas o que dejan la determinación del vencimiento en manos del cliente. Se deben evitar expresiones indeterminadas como la de: «pago a 60 días», que no especifican a partir de qué fecha se inicia el cómputo del plazo. Para el proveedor el momento en que se pone en marcha el contador puede ser a partir del día de entrega de la mercancía. No obstante, el comprador puede interpretar que es el día de validación del producto por su servicio técnico o el día en que le llega la factura a sus manos.
Siempre hay que evitar expresiones ambiguas o indeterminadas, verbigracia: “contado comercial”, “primer día hábil” «pago por reposición». No hay que aceptar condiciones de clientes que sean cuestionables como la de «día de pago primer viernes de cada mes», puesto que si el primer viernes del mes es festivo el cliente puede retrasar el pago un mes más. Y también hay que eludir condiciones como “pago a 60 días desde la fecha de recepción de factura”, o todavía peor “pago a 60 días desde la fecha de validación del pedido” que son discrecionales y permiten que el cliente retrase el pago muchos más días. Por lo tanto, es recomendable utilizar términos como «pago a 60 días fecha factura” o aún mejor “pago a 60 días fecha recepción de la mercancía» y hacer constar la fecha exacta del vencimiento de pago en la factura, tal y como exige la legislación mercantil.
Como ya hemos visto los días fijos de pago predeterminados por el cliente son otro factor que distorsiona el vencimiento de pago puesto que el cliente no paga el día del vencimiento teórico (una vez que ha transcurrido el plazo de crédito otorgado) sino que lo hace el día que el mismo ha predeterminado y que puede ser muchos días después del vencimiento original. Por este motivo muchos compradores concentran todos sus pagos en uno o dos días cada mes alegando motivos de organización de sus tesorerías, cuando en realidad el motivo es conseguir un plazo adicional de crédito. Por lo tanto, los días fijos de pago son una técnica que utilizan muchos clientes para alargar considerablemente el plazo de pago. Incluso algunas empresas emplean la estratagema de pasar el pedido en unas fechas cercanas al día de pago que han impuesto a sus proveedores, con el propósito de que el vencimiento de pago de la factura correspondiente tenga una fecha mucho más lejana y de esta forma conseguir un aplazamiento extraordinario. Por ejemplo, una empresa pacta con un proveedor un aplazamiento de pago de 60 días, pero impone un solo día de pago; el cinco de cada mes. La empresa compradora le pasa intencionalmente el pedido al proveedor el día 2 de marzo. El suministrador puede hacer la entrega del producto el 7 de marzo y facturar este mismo día. El vencimiento teórico de la factura sería el 7 de mayo, pero como el cliente tiene un día fijo de pago que es el día 5 de cada mes, el proveedor no podrá cobrar la factura hasta el 5 de junio. Con esta argucia el cliente habrá conseguido una financiación extra de 29 días ya que pagará la factura a 89 días.
Siempre que sea posible hay que evitar agrupación de facturas con facturación mensual fin de mes, ya que es otro sistema de atrasar el pago que practican los clientes. Veamos en el siguiente ejemplo el plazo real de pago de una empresa que compra el primer día del mes, con facturación mensual, plazo de pago a 90 días y fecha de pago el día 25 de cada mes:
- Plazo transcurrido desde la entrega a la facturación: 29 días.
- Plazo transcurrido desde emisión de la factura hasta finalizar el plazo de crédito otorgado: 90 días.
- Plazo transcurrido desde finalización del plazo de crédito hasta el pago efectivo: 25 días.
- El plazo real de pago del cliente en este caso es de 144 días, 54 días más que el teórico de 90 días.
La pregunta que debemos hacernos es: ¿Qué pasa si el cliente hace el 90% de sus compras los primeros 5 días el mes? Esto se debe considerar como un abuso contra el proveedor, por lo que éste debe exigir ponderación de la fecha de emisión de la factura y no utilizar el 30 de cada mes como fecha de inicio del cómputo.
Fuente: CISS Contable Mercantil (Pere J. Brachfield Montaña. http://blogcanalprofesional.es)