Las sociedades involucradas en un procedimiento sancionador por el incumplimiento del depósito de cuentas son requeridas en el Acuerdo de Incoación del procedimiento, para que faciliten al órgano instructor los datos relativos a su dimensión. Esto incluye, en particular, el importe total de las partidas de activo y el importe total de su cifra de ventas, ambos correspondientes al último ejercicio declarado a la Administración Tributaria en el Impuesto de Sociedades.
El depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil tiene una importancia crucial para garantizar la seguridad en el ámbito comercial. Esto justifica la imposición de un marco normativo y el establecimiento de sanciones en caso de incumplimiento.
Presentar las cuentas anuales en dicho registro brinda a las partes interesadas, como inversionistas, acreedores y autoridades regulatorias, acceso a información clara y actualizada sobre la situación financiera de la compañía. La transparencia que se genera fomenta la confianza en la empresa, facilita la toma de decisiones más acertadas y refuerza su credibilidad en el mercado. A su vez, beneficia a la empresa al mejorar su imagen ante clientes y proveedores, y, en muchos casos, le otorga mejores condiciones de crédito, financiación y seguros.
La obligación de presentar las cuentas anuales está contemplada en el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, el cual, a través de su artículo 279, apartado 1, dispone lo siguiente:
“Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán, para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de ellas.
Los administradores presentarán también el informe de gestión, que incluirá, cuando proceda, el estado de información no financiera, y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría por una disposición legal o esta se hubiera acordado a petición de la minoría o de forma voluntaria y se hubiese inscrito el nombramiento de auditor en el Registro Mercantil.”
Potestad sancionadora.
El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas tiene asignada la competencia disciplinaria en relación con el incumplimiento de la obligación de depósito de cuentas por las sociedades mercantiles.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 371 del Reglamento del Registro Mercantil, los registros mercantiles envían al ICAC la relación de sociedades incumplidoras de la obligación de depositar sus cuentas. Tras el tratamiento de los datos recibidos, cada año se realiza una selección de sociedades incumplidoras, en función de los medios disponibles en el ICAC, para la tramitación de los correspondientes expedientes administrativos sancionadores.
Las infracciones prescriben a los tres años.
Cuantificación de las sanciones.
Las sociedades involucradas en un procedimiento sancionador por el incumplimiento del depósito de cuentas son requeridas en el Acuerdo de Incoación del procedimiento, para que faciliten al órgano instructor los datos relativos a su dimensión. Esto incluye, en particular, el importe total de las partidas de activo y el importe total de su cifra de ventas, ambos correspondientes al último ejercicio declarado a la Administración Tributaria en el Impuesto de Sociedades.
Si no se proporcionan estos datos, la sanción, en su caso, se calcula mediante el criterio subsidiario, aplicando un 2% a la cifra de Capital Social inscrita en el Registro Mercantil, sin que la sanción pueda ser inferior a 1.200 euros (2% x Capital Social).
Si se facilitan los datos del último ejercicio declarado, la sanción se calcula utilizando el criterio principal de graduación, que consiste en aplicar el 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad, con un importe mínimo de 1.200 euros (0,05% x importe total de las partidas de activo + 0,05% x cifra de ventas).
Para las sociedades inmersas en este tipo de procedimiento sancionador, se recomienda facilitar los datos del último ejercicio declarado a la Administración Tributaria, sin perjuicio de presentar las alegaciones que consideren pertinentes. Esto se debe a que la sanción nunca será superior a la que se calcularía con el criterio subsidiario. En caso de que la sanción calculada con los datos del último ejercicio declarado sea mayor que la calculada con el criterio subsidiario, la sanción se recalcularía aplicando el 2% a la cifra de Capital Social, reducido en un 10%, sin que el importe final pueda ser inferior a 1.200 euros (2% x Capital Social x 90%).
Además, a las sociedades implicadas se les ofrece la posibilidad de reducir la sanción, tanto en el acuerdo de incoación como en la propuesta de resolución.
La sanción podría reducirse en un 20% si la sociedad reconoce voluntariamente su responsabilidad, y un 20% adicional si la sociedad realiza el pago voluntario de la multa en cualquier momento anterior a la resolución del expediente.
La efectividad de las bonificaciones dependerá del desistimiento o renuncia de cualquier acción o recurso administrativo contra la sanción.
Situaciones que merecen aclaración.
Algunos puntos que merecen aclaración, debido a ser argumentos recurrentes en las alegaciones recibidas en este Instituto, son los siguientes:
– No debemos confundir el depósito de las cuentas con su simple presentación en el Registro Mercantil. Las cuentas deben ser presentadas correctamente y ser calificadas por el Registrador. En caso de que existan errores, el Registrador debe comunicar los defectos para que sean corregidos. Estos defectos deben subsanarse dentro del plazo de vigencia del asiento de presentación, que es de cinco meses. De otro modo el asiento caducará, lo que implicará el incumplimiento de la obligación de depósito de cuentas.
– En el caso en que la imposibilidad de efectuar el depósito de las cuentas anuales sea la falta de aprobación de las mismas por parte de la Junta General, el ordenamiento jurídico contempla mecanismos para solucionar esta situación, en el artículo 378, apartado 5, del Reglamento del Registro Mercantil.
“Si las cuentas anuales no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la Junta general, no procederá el cierre registral cuando se acredite esta circunstancia mediante certificación del órgano de administración con firmas legitimadas, en la que se expresará la causa de la falta de aprobación o mediante copia autorizada del acta notarial de Junta general en la que conste la no aprobación de las cuentas anuales. Para impedir el cierre, la certificación o la copia del acta deberá presentarse en el Registro Mercantil antes de que finalice el plazo previsto en el apartado primero de este artículo, debiendo justificarse la permanencia de esta situación cada seis meses por alguno de dichos medios. Estas certificaciones y actas y las posteriores que, en su caso, se presenten reiterando la subsistencia de la falta de aprobación serán objeto de inscripción y de publicación en el «Boletín Oficial del Registro Mercantil»”
Por lo tanto, si las cuentas anuales no son aprobadas en el tiempo y forma establecidos, la sociedad debe actuar conforme a lo dispuesto en el citado precepto, presentando las certificaciones requeridas dentro del plazo de depósito de cuentas. Además, deberá justificar la persistencia de esta situación cada seis meses, si fuera necesario.
– La responsabilidad y la sanción derivada del incumplimiento recaen exclusivamente sobre la sociedad, y no sobre administradores y/o asesores.
– El cese en la actividad o la inactividad no eximen del cumplimiento de la obligación. El artículo 279 del texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital es aplicable a todas las sociedades inscritas, sin que la inactividad de la empresa afecte la obligación de presentar sus documentos contables a depósito.
– La situación concursal de una sociedad, incluso cuando se haya abierto la fase de liquidación, tampoco exime de la obligación de depositar las cuentas anuales.
Del mismo modo, la obligación continúa vigente en caso de empresas en liquidación.
Esto se debe a la naturaleza reversible de la sociedad en liquidación, cuya personalidad jurídica persiste hasta que no se haya realizado el reparto del activo restante entre los socios y, posteriormente, la cancelación de sus registros en el Registro Mercantil tras su extinción.
– Finalmente, otro argumento recurrente recibido en el ICAC es la idea de que la falta de depósito de las cuentas anuales no causa perjuicio alguno a la administración ni a terceros, por tanto, no debería ser considerado un comportamiento reprochable.
Es importante resaltar que el procedimiento sancionador por la falta de depósito de cuentas se inicia de oficio y no requiere que se presente una denuncia ni que se acrediten perjuicios por parte de terceros.
El legislador, al instaurar un régimen sancionador por la falta de depósito de cuentas anuales, busca promover la transparencia en el tráfico mercantil a través de la publicidad registral. Es necesario contar con un elemento coactivo en la disciplina para lograr la finalidad del cumplimiento de la obligación establecida en el artículo 279 del texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital.
Resolución de consultas.
Además de tener atribuida la potestad sancionadora, el ICAC resuelve consultas relacionadas con el procedimiento sancionador por incumplimiento de la obligación de depósito.
La temática de las principales consultas recibidas versa sobre:
– aspectos relacionados con el procedimiento sancionador
– el procedimiento para la presentación de denuncias a entidades en caso de incumplimiento
– plazo de prescripción
– criterios para la fijación de la sanción
Finalmente, en caso de que surjan dudas acerca de este procedimiento, o aspectos del mismo, es invitamos a que planteen una consulta al respecto en nuestra sede electrónica https://icac.sede.gob.es/
Fuente: Consejo General de Economistas. Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas.